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Expertentipps: So optimieren Sie die Effizienz von Sales Operations

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Veröffentlicht in:  Sales Enablement-Strategie, Vertriebs- und Marketing-Management

Sales Operations-Teams werden häufig mit Herausforderungen konfrontiert, wie z. B. das Jonglieren zu vieler Aufgaben, veraltete Vorgehensweisen, unzureichendes Datenmanagement und Kommunikationsblockaden. Wenn die Vertriebsleistung nachlässt, ist eine Neuausrichtung der Sales Operations-Strategie unumgänglich.

Hier bekommen Sie praktische Tipps, um Ihre Sales Operations zu optimieren und Hindernisse in Chancen umzuwandeln, um Ihren Umsatz zu steigern.

Warum Sales Operations so wichtig sind

Sales Operations (Sales Ops) garantieren, dass Vertriebsteams störungsfrei arbeiten können. Sie überwachen die Aktivitäten im Hintergrund und administrative Aufgaben, damit die Vertriebsmitarbeiter sich auf die Leadgenerierung und Geschäftsabschlüsse konzentrieren können. Sales Ops optimieren Vertriebsprozesse, verwalten Vertriebstechnologien, überwachen Vertriebsmetriken und Dashboards und richten die Vertriebsstrategien auf die Unternehmensprioritäten aus.

Durch die enge Zusammenarbeit mit Stakeholdern im gesamten Unternehmen steigern Sales Operations den Vertriebserfolg, verbessern die Kundenbeziehungen und haben erhebliche Auswirkungen auf den Unternehmensgewinn.

Häufige Probleme bei Sales Operations

Sales Operations-Teams decken mittlerweile mehr Aufgabenbereiche ab denn je zuvor. Von der Verwaltung sich ständig ändernder Vertriebstechnologien bis hin zu immer neuen Strategien bei der Preisgestaltung sowie den Erwartungen vonseiten der Kunden und der Geschäftsführung. Die Liste ihrer Aufgaben ist schier endlos.

Sehen wir uns die am häufigsten vorkommenden Herausforderungen an, mit denen Sales Operations-Teams konfrontiert werden:

Prioritäten jonglieren

Sales Operations-Manager müssen eine Vielzahl von Aufgaben und Pflichten erfüllen. Dies führt mitunter zu Problemen bei der Priorisierung von Aufgaben, wenn scheinbar dringende, aber faktisch weniger wichtige Aktivitäten vorgezogen werden.

Kundenerwartungen ändern sich

Digitaler Verkauf hat die B2C-Interaktionen verändert. Moderne Kunden erwarten personalisierte, zusammenhängende Kommunikation über mehrere Kanäle hinweg, ob online oder in einem persönlichen Gespräch. Dies kompliziert die Abläufe für Unternehmen, die nicht immer einfach zu handhaben sind.

Ohne entsprechende toolgestützte Lösungen ist es schwierig, nahtlose Kommunikation über alle Berührungspunkte hinweg aufrechtzuerhalten. Die Folge sind isolierte Datensilos. Aus einem LinkedIn-Bericht geht hervor, dass 58 % der Mitarbeiter in Sales Operations aufgrund von Datensilos Schwierigkeiten haben, korrekte und aktuelle Daten zu finden.

Erschwerend kommt hinzu, dass Geschäftsprozesse an die Bedürfnisse verschiedener Kunden angepasst werden müssen, was die Bereitstellung einer einheitlichen Customer Experience zusätzlich zur Herausforderung macht. Damit ein Unternehmen erfolgreich arbeiten kann, ist ein gutes Verständnis für die Kundenanforderungen notwendig, damit personalisierte Angebote bereitgestellt werden können.

sales ops pros

Quelle: LinkedIn

Mit sich ändernden Vertriebstechnologien Schritt halten

Die schnelle Weiterentwicklung der Technologien stellt Sales Operations vor die Herausforderung, immer auf dem neuesten Stand zu sein. Sales Ops-Teams müssen ihren Tech-Stack ständig neu bewerten und anpassen, um stets die innovativsten Lösungen bereitstellen zu können. Versäumnisse in diesem Bereich können sich negativ auf den Verkaufszyklus auswirken und zu verpassten Chancen sowie Nachteilen gegenüber der Konkurrenz führen.

Ungenaue Prognosen

Sales Ops zeichnen verantwortlich für die Genauigkeit der Umsatzprognosen, die zukünftiges Umsatzvolumen über einen bestimmten Zeitraum prognostizieren. Dafür müssen sie Vertriebsdaten, Markttrends und vergangene Leistungen analysieren. Die Prognosen haben Auswirkungen auf das Budget, Personalentscheidungen, Bestände und weitere operative Entscheidungen. Falsche Umsatzprognosen können weitreichende Konsequenzen haben.

Zum Beispiel:

  • Zu wenig/viele Ressourcen: Eine zu optimistische Prognose kann zu einem zu hohen Warenbestand und nicht voll ausgelasteten Mitarbeitern führen, während eine zu negative Prognose möglicherweise Engpässe und Personalmangel nach sich zieht.
  • Verpasste Geschäftsmöglichkeiten: Ungenaue Prognosen können dazu führen, dass Vertriebsteams potenzielle Verkaufschancen nicht wahrnehmen, da sie unvorbereitet sind oder unrealistische Vertriebsziele verfolgen, wodurch Zeit und Ressourcen verschwendet werden.

Kommunikationsbarrieren

Die Kommunikation in ausgelasteten Unternehmen ist sehr komplex, insbesondere, wenn die Abstimmung zwischen Teams oder zwischen Kollegen nicht richtig funktioniert. Informationen gehen verloren, Follow-ups erfolgen verspätet und der gesamte Sales Operations-Prozess gerät ins Stocken.

Manuelle Prozesse und verteilte Systeme

Manuelle Prozesse und verteilte Systeme können Vorgänge verlangsamen und Ineffizienzen verursachen. Dies führt häufig zu Fehlern bei der Dateneingabe, unzuverlässigen Einblicken als Entscheidungsgrundlage, Durcheinander bei der Übergabe von Aufgaben und ungenauen Prognosen.

Fehlende Transparenz bei Vertriebsmetriken

Ohne präzise Vertriebsmetriken in Echtzeit können Entscheidungen lediglich anhand von Vermutungen getroffen werden, wodurch Wachstum kaum möglich ist. Sales Operations-Manager können die Leistung des Unternehmens nicht bewerten oder Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren. Derartige Lücken können dazu führen, dass Ressourcen nicht optimal eingesetzt werden oder zu viel in leistungsschwache Bereiche investiert wird, während Bereiche mit mehr Potenzial vernachlässigt werden.

Mangelnde Transparenz bei diesen Metriken erschwert die Zielsetzung, wodurch das Vertriebsteam möglicherweise demotiviert wird oder nicht erfolgreich arbeiten kann. Fehlende Transparenz bei den Vertriebsmetriken kann sich negativ auf die Compliance-Bemühungen auswirken und rechtliche oder finanzielle Folgen haben. Die Teams verschwenden Zeit damit, Daten manuell zu erfassen, Unstimmigkeiten zu bereinigen und Entscheidungen anhand von veralteten oder unvollständigen Informationen zu treffen, was wiederum zu Verzögerungen und höheren Kosten führt.

Praktische Tipps zur Optimierung von Sales Operations

Um mit komplexem Change Management umgehen zu können und Widerstände zu überwinden, braucht man einfache, praktische Lösungen. Wir bieten Einblick, wie gutes Management, spezielle Verkaufsanreize und klar zugewiesene Aufgaben Sales Operations noch besser machen können.

1. Führungsqualitäten verstärken

Implementieren Sie Fortbildungsprogramme für Vertriebsleiter. Konzentrieren Sie sich auf strategisches Denken, Problemlösungen, Verkaufstools und Kommunikation, um Sales Operations durch Herausforderungen zu navigieren und eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu fördern.

2. Vertriebsprozesse optimieren

Führen Sie regelmäßig Audits für Ihre Vertriebsprozesse durch, um Aufgaben zu identifizieren und zu eliminieren, die keinen direkten Beitrag zu den Vertriebsergebnissen leisten, wie z. B. Engpässe im Prozess, überflüssige Eingabe von Daten oder unnötige Meetings.

3. Proaktive Verwaltungspraktiken implementieren

Bleiben Sie am Ball, um negative Trends zu identifizieren, bevor diese Verluste verursachen, vermeiden Sie kurzfristige Abhilfen und setzen Sie stattdessen auf langfristige Lösungen.

Nehmen wir einmal an, Sales Operations stellen einen Rückgang bei den Verkaufszahlen für zwei aufeinanderfolgende Quartale fest, und zwar anhand von Metriken wie der Lead-Konversionsrate und der Gewinnrate. Die Datenanalyse ergibt einen Rückgang in der Konversionsrate aufgrund von günstigeren Lösungen eines Konkurrenten. Eine Ursachenanalyse zeigt, dass das Vertriebsteam bessere Materialien benötigt, um sich im Vergleich zur Konkurrenz besser zu positionieren. Das Unternehmen reagiert mit einem gezielten Vertriebstrainingsprogramm, um das Verhandlungsgeschick und die Differenzierung der Produkte zu verbessern. Sales Operations überwacht die Vertriebsproduktivität nach dem Training und evaluiert die Wirksamkeit der Maßnahmen.

Der proaktive Ansatz ermöglicht es dem Unternehmen, dem rückläufigen Verkaufstrend entgegenzuwirken.

4. Verkaufsanreize personalisieren

Sales Operations-Teams befinden sich durch ihren Zugang zu Vertriebsdaten und Analysewerkzeugen in der einzigartigen Position, die Anreizprogramme entsprechend anpassen zu können. Sie sind hauptsächlich dafür verantwortlich, dass die Vertriebsinfrastruktur, -prozesse und -strategien gut aufeinander abgestimmt sind. Diese Verantwortung beinhaltet auch die Ausarbeitung von Anreizen, die die Vertriebsmitarbeiter motivieren und für ihre Leistungen belohnen.

5. In die richtigen Tools investieren

Investieren Sie in integrierte Tools, die Daten zentralisieren und Aufgaben automatisieren, wie z. B. CRM-Systeme, Tools für Sales Enablement-Analytik, Automatisierungstools und KI. Diese Tools helfen dabei, Silos aufzubrechen, manuelle Aufgaben zu automatisieren und wertvolle Daten bereitzustellen, die zu neuen Geschäftsabschlüssen führen können. Vertriebsmitarbeiter können mehr Zeit dem Verkauf widmen und weniger Zeit damit verbringen, Daten zu suchen oder diese einzugeben.

Ein perfektes Beispiel für die positiven Auswirkungen von integrierten Plattformen ist die Erfahrung, die Oxford University Press mit Highspot gemacht hat. Highspot stellte dem Vertriebsteam leicht zugängliche interaktive Produktinformationen zur Verfügung, die sich in ihre täglichen Workflows und Tools integrieren ließen. Die Integration mit Salesforce, ein unerlässliches Tool für die Vertriebsmitarbeiter, war dabei von enormer Bedeutung. Wie Lisa McCarthy, Director of Sales Operations bei Oxford University Press betonte, war die Integration von Highspot mit Salesforce der ausschlaggebende Faktor, da hierdurch eine einheitliche Quelle für Informationen geschaffen wurde, die die Effizienz der Vertriebsabläufe entscheidend verbesserte.

6. Funktionsübergreifende Zusammenarbeit fördern

Indem sie als zentrale Anlaufstelle agieren, die verschiedene Abteilungen verbindet, stellen Sales Operations sicher, dass die Vertriebsstrategie mit anderen Geschäftseinheiten gut koordiniert ist. Die Abstimmung des Vertriebs mit Marketing, Finanzen, Produktentwicklung und Kundensupport unterstützt eine einheitlichere Ausführung von Vertriebsaktivitäten.

7. Funktionen von Sales Operations und Sales Enablement im Vergleich

Definieren Sie klare Rollen und Verantwortlichkeiten für Sales Operations und Sales Enablement. Jedes Team muss seine eigene Ziele und Erfolgsmetriken haben, allerdings sind regelmäßige Meetings erforderlich, um Strategien abzustimmen und Einblicke zu teilen.

Die Abgrenzung von Sales Operations und Sales Enablement ermöglicht es, dass sich Mitarbeiter in ihrer jeweiligen Rolle spezialisieren und folglich Höchstleistungen bringen können. Konzentrieren Sie sich darauf, Sales Operations als das Rückgrat der Vertriebsorganisation aufzubauen, die sich um die strategische Verkaufsplanung, Analysen, CRM, Prognosen und interne Prozesse kümmern. Das Sales Ops-Team ist verantwortlich für die Infrastruktur, die die Vertriebsabläufe unterstützt, damit die Vertriebsabteilungen über die Daten, Tools und Prozesse verfügen, die sie für ihre täglichen Aktivitäten benötigen.

Etablieren Sie dann Sales Enablement als die Funktion, deren Aufgabe es ist, Vertriebsmitarbeiter zu befähigen. Dies beinhaltet Schulungen und Fortbildungsprogramme, die Erstellung von Inhalten (wie z. B. Messaging, Sales Playbooks und Fallstudien), Tools für das Engagement von potenziellen Kunden und Bestandskunden sowie Strategien für die Verbesserung von Verkaufsgesprächen und Konversionen. Obwohl die Rollen klar abgegrenzt sind, müssen Sie für regelmäßige Berührungspunkte sorgen, damit die Teams zusammenarbeiten können.

8. Kontinuierliches Lernen kultivieren

Entwickeln Sie ein strukturiertes Schulungs- und Coaching-Programm, das die aktuellsten Vertriebsmethoden, Produktkenntnisse und Strategien für das Kundenengagement abdeckt. Organisieren Sie regelmäßige Auffrischungsschulungen und Bewertungen für Teammitglieder, um sicherzustellen, dass ihre Fähigkeiten auf dem neuesten Stand sind und die Gespräche mit Käufern relevant bleiben.

Leitfaden: So werden Ihre Enablement-Strategie und -Team zum vollen Erfolg

9. Strategische und taktische Zielen abstimmen

Erstellen Sie einen Plan, bei dem übergeordnete Unternehmensziele in kleinere Initiativen aufgeteilt werden, die von den Teams und einzelnen Mitarbeitern erfüllt und gemessen werden können.

Hier eine Übersicht, wie dies aussehen könnte:

  • Übergeordnete Pläne und Ziele: Weit gefasste, langfristige Ziele, die von der Geschäftsführung festgelegt werden, um die Richtung des Unternehmens vorzugeben, wie z. B. die Vergrößerung des Marktanteils oder das Erreichen von Umsatzschwellen, die die Zuweisung von Ressourcen über das gesamte Unternehmen hinweg bestimmen.
  • Untergeordnete Pläne und Ziele: Spezifische, kurzfristige Pläne, die sich auf tägliche Prozesse und sofortige Maßnahmen beziehen, wie z. B. das Erreichen von Vertriebszielen oder die Durchführung von Marketingkampagnen mit Fokus auf Ausführungsdetails und Aufgaben.

10. Funktionen in Sales Operations standardisieren

Implementieren Sie Standardbetriebsverfahren und Sales Playbooks, in denen der Verkaufsprozess dargestellt wird, vereinfachen Sie komplexe Aufgaben und standardisieren Sie Best Practices für das gesamte Team, um die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu fördern. Eine gut aufgesetzter Prozess für Feedback innerhalb der internen Teams und von Kunden ermöglicht es, wertvolle Informationen zu erfassen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.

11. Performance Management optimieren

Entwickeln Sie ein umfangreiches Framework für Performance Management, das klare Vertriebsziele setzt, das Tracking von Leistungen anhand von Schlüsselmetriken vorsieht und Mechanismen für Verantwortlichkeiten einführt. Koppeln Sie das Framework mit regelmäßigem Feedback und Coaching-Sitzungen, um Vertriebsabläufe mit den Unternehmenszielen zu koordinieren und die Resultate zu verbessern.

Definieren Sie beispielsweise Metriken zu Sales Readiness während des Onboardings neuer Vertriebsmitarbeiter. Messen und belohnen Sie Erfolge, aber überwachen Sie auch Trends, um Schulungslücken oder neue Chancen zu identifizieren. Stellen Sie dem Vertriebsmanagement Information für datenbasiertes Coaching, Mentoring und Prozessanpassungen bereit.

Sales Operations mit Highspot optimieren

Das Verständnis der Wechselwirkung zwischen Sales Operations und Sales Enablement ist fundamental für einen erfolgreichen Vertrieb. Jo Stewart von Micro Focus betont, dass die Abstimmung von Vertriebsstrategien mit den Unternehmenszielen und KPIs essenziell ist. Und genau mit dieser Abstimmung überzeugt Highspot, da es Sales Enablement nahtlos mit Sales Operations verbindet und Vertriebsmitarbeiter so erfolgreich arbeiten können.

Mit Highspot können Organisationen Herausforderungen für Sales Operations in Wachstumschancen für ihr Unternehmen umwandeln. Fordern Sie Ihre persönliche Demo an.