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Praktischer Leitfaden zur Steigerung der Vertriebsproduktivität

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Veröffentlicht in:  Best Practices, Redaktionstipps, Sales-Enablement-Strategie, Vertrieb, Vertriebsunterstützung

Vertriebsteams streben danach, ihre Produktivität zu maximieren und Quoten zu übertreffen. Leichter gesagt als getan.

Das Internet ist voll mit Strategien, die Vertriebsmitarbeitern helfen sollen, sich zu fokussieren und auf intelligentere Weise zu arbeiten. Doch Ansätze, die sich nur auf einzelne Veränderungen konzentrieren, haben längst nicht die Wirkung, die ein ganzheitlicher, prozessorientierter Ansatz auf Ihr Unternehmen haben kann. Die Formalisierung Ihrer Produktivitätsstrategie ermöglicht es Ihrem gesamten Vertriebsteam, die Quote regelmäßig zu erfüllen – und zu übertreffen.

Im Folgenden finden Sie unseren Leitfaden zur Steigerung der Produktivität Ihres Vertriebsteams. Dieser deckt alle wichtigen Themen ab, einschließlich:

Was ist Vertriebsproduktivität?

Die Vertriebsproduktivität ist das Verhältnis zwischen der Effizienz (Input) und der Effektivität (Output) eines Verkäufers. Produktivitätssteigerungen werden durch die Optimierung der Effizienz und Effektivität von Vertriebsmitarbeitern erreicht – einfach ausgedrückt: Sie versuchen, den Output zu maximieren, indem Sie Inputs wie Zeit, Kosten und Aufwand reduzieren.

Bei der Vertriebseffizienz geht es um die optimale Nutzung der Zeit eines Vertriebsmitarbeiters. Ein effizienter Vertriebsmitarbeiter verbringt seine Zeit mit hoch wirkungsvollen Tätigkeiten wie der Vorbereitung von Anrufen, im Gegensatz zu unwichtigeren Tätigkeiten wie Verwaltungsaufgaben.

Bei der Vertriebseffektivität handelt es sich um die Fähigkeit eines Vertriebsmitarbeiters, Umsatz zu erzielen. Ein hocheffektiver Vertriebsmitarbeiter nutzt die verfügbaren Ressourcen, um Kunden zu gewinnen. Entscheidend ist, dass diese Ressourcen – Inhalte, Empfehlungen und Schulungen – unmittelbar zur Verfügung stehen, damit Geschäfte abgeschlossen werden können.

Die Beziehung zwischen Vertriebseffizienz und Vertriebseffektivität kann in einer Produktivitätsmatrix wie der folgenden dargestellt werden.

Bei einer begrenzten Anzahl von Stunden an einem Tag bedeutet jede Aufgabe, die ein Vertriebsmitarbeiter erledigt, unweigerlich, dass er eine andere Aufgabe nicht erledigen kann. Um eine hohe Produktivität zu erreichen, müssen Vertriebsmitarbeiter dringende Aufgaben mit wichtigen Aufgaben koordinieren.

Wieso sollten Sie die Vertriebsproduktivität messen?

Hochproduktive Mitarbeiter schließen mehr Geschäfte ab, was die Vertriebsproduktivität zu einem wichtigen Faktor für alle Führungskräfte im Vertrieb macht, die die umsatzsteigernden Fähigkeiten ihres Teams verbessern wollen. Mit datengestützten Erkenntnissen können Sie herausfinden, was Mitarbeitern Schwierigkeiten bereitet, und Maßnahmen ergreifen, um ihnen helfen.

Werfen Sie einen Blick auf diese Statistiken von Sales Enablement PRO:

  • Unternehmen, die den Zeitaufwand für Vertriebsaktivitäten nachverfolgen, weisen eine um 4 Prozentpunkte höhere Gewinnrate auf als Unternehmen, die keine Nachverfolgung vornehmen.
  • 21 % der Unternehmen tracken den Zeitaufwand für die Suche nach Inhalten
  • 23 % der Unternehmen tracken den Zeitaufwand für die manuelle Dateneingabe

Trotz der positiven Auswirkungen auf das Geschäft, die durch den Anstieg der Gewinnraten um 4 Prozentpunkte belegt werden können, zeigen die niedrigen Zahlen, dass viele Unternehmen die Vorteile der Produktivitätsdaten nicht nutzen. Diese bieten jedoch eine riesige Chance, Ihre Sichtbarkeit in Bezug auf wichtige Vertriebsaktivitäten zu erhöhen und einen Wettbewerbsvorteil zu erlangen.

Wie wird die Vertriebsproduktivität gemessen?

Es gibt drei Kategorien von Vertriebskennzahlen bezüglich der Produktivität: Effizienz, Effektivität und Leistung. Die Erkenntnisse aus allen drei Kategorien bieten einen umfassenden Überblick darüber, wie Vertriebsmitarbeiter ihre Zeit nutzen und ob diese Tätigkeiten tatsächlich zu Umsatz führen.

Welche Metriken zur Vertriebsproduktivität sollten Sie messen?

Achten Sie darauf, dass Sie Leistungskennzahlen wählen, die für die Arbeitsabläufe Ihrer Teams und die allgemeinen Unternehmensziele relevant sind. Beispiele:

Vertriebseffizienz Vertriebseffektivität Vertriebsleistung
Zeitaufwand für die Aktualisierung des CRM Getätigte Anrufe Prozentsatz der Vertriebsmitarbeiter, die die Quote erfüllen
Zeitaufwand für die Content-Erstellung Versendete Angebote Durchschnittliche Deal-Größe
Zeitaufwand für die Content-Suche Soziale Vertriebsinteraktionen Gewinnquote

Mehr über Produktivitätskennzahlen erfahren Sie im Sales Enablement Analytics Report, der einen umfassenden Überblick darüber gibt, was führende Unternehmen messen und warum.

Produktivitätsdaten können über eine Befragung der Vertriebsmitarbeiter, qualitative Befragungen oder mithilfe der in Ihre Sales Enablement- und CRM-Plattformen integrierte Analysefunktionen erfasst werden. Hierauf gehen wir im nächsten Abschnitt näher ein.

Überprüfen Ihrer Vertriebsproduktivität

Um die Produktivität zu optimieren, müssen Sie zunächst Ihre aktuelle Leistung bewerten. Dies hilft Ihnen, Ihre Stärken zu verstehen und verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln.

Hierfür kann eine Tabelle wie die aus dem folgenden Beispiel hilfreich sein.

AKTIVITÄT WIRKUNG (EFFEKTIVITÄT) DRINGLICHKEIT (EFFIZIENZ) BENCHMARKING-ZEIT
       

1. Überprüfen Sie die aktuelle Vertriebsproduktivität

Beginnen Sie mit einer Auflistung aller möglichen Tätigkeiten, die ein Vertriebsmitarbeiter im Laufe eines Sales-Zyklus durchführen kann. Zu den Aufgaben können gehören:

  • Einladungen zu Meetings
  • Vorbereiten von Anrufen
  • Verfassen von E-Mails
  • Erstellen von Content
  • CRM-Verwaltung
  • Spesenabrechnungen
  • Erstellen von Angeboten

2. Ermitteln Sie die Wirksamkeit

Die Wirksamkeit steht im Zusammenhang mit der Vertriebseffektivität. Wenn Sie Zeit für wirkungsvolle Aktivitäten aufwenden, erhöhen Sie Ihre Fähigkeit, Geschäfte abzuschließen.

Organisieren Sie die Tätigkeiten Ihres Teams nach Wirksamkeit – entweder hoch oder niedrig.

Wirkungsvolle Tätigkeiten bringen den Käufer auf der Buyer Journey voran. Z. B. Kundenrecherche, Gesprächsvorbereitung und Vertriebsschulungen.

Weniger wirkungsvolle Tätigkeiten sind dennoch notwendig, beeinflussen den Fortschritt eines Geschäfts jedoch nicht direkt. Zum Beispiel sind Spesenabrechnungen, CRM-Updates und die Erstellung von Inhalten allesamt mit geringem Aufwand verbunden.

Sobald Sie damit fertig sind, sollte Ihnen eine Liste der wichtigsten Vertriebsaktivitäten vorliegen, sowie die relative Wichtigkeit jeder Aufgabe für den Geschäftsabschluss.

3. Bestimmen Sie die Dringlichkeit

Die Dringlichkeit steht im Zusammenhang mit der Vertriebseffizienz und bestimmt, wie die Priorisierung von Tätigkeiten erfolgen soll:

  1. Relevanz für die Steigerung des Umsatzes und
  2. Die Fähigkeit von Vertriebsmitarbeitern, die Aktivität outzusourcen

Beachten Sie folgende Beispiele, wenn Sie jeder Aufgabe eine Dringlichkeit zuordnen:

  • Hoch wirkungsvoll/Dringlich: Die Kundenrecherche ist wichtig und dringend, da sie den Vertriebsmitarbeiter auf der Buyer Journey voranbringt.
  • Wirkungsvoll/Nicht dringlich: Das Erstellen von Content ist wichtig, aber nicht dringend, denn der Vertriebsmitarbeiter muss diese Aufgabe nicht selbst erledigen – die Marketingabteilung kann dies übernehmen.
  • Weniger wirkungsvoll/Dringlich: Die Aktualisierung Ihres CRM ist von geringer Auswirkung, aber dringend, da sie sich auf andere Teams auswirken kann, z. B. auf das Marketing oder die Übergabe von Leads.
  • Weniger wirkungsvoll/Nicht dringlich: Wöchentliche All-Hands-Meetings mit dem Vertrieb sind wenig effektiv und nicht dringend, da sie den Deal nicht direkt beeinflussen.

4. Berechnen Sie den Zeitaufwand für die Tätigkeiten der Vertriebsmitarbeiter

Messen Sie als Nächstes die durchschnittliche Zeit, die für jede Tätigkeit aufgewendet wird. Dies gelingt besonders einfach mittels Umfragen, aber auch Gespräche können hilfreiche Perspektiven liefern. Viele dieser Daten erhalten Sie auch über Ihr CRM oder Ihre Sales Enablement-Plattform.

Fügen Sie die gesammelten Daten in Ihre Tabelle ein, sodass diese wie folgt aussieht:

AKTIVITÄT WIRKUNG (EFFEKTIVITÄT) DRINGLICHKEIT (EFFIZIENZ) BENCHMARKING-ZEIT
Account-Recherche Hoch Dringend 3 Stunden

Jetzt haben Sie einen vollständigen Benchmark zur Vertriebsproduktivität, einschließlich Aufschluss darüber, wie und wann Ihre Mitarbeiter ihre Zeit nutzen und wo genau Sie ihre Arbeitsabläufe verbessern können.

Vergleichen Sie diese Informationen mit den von Ihnen ausgewählten Vertriebsleistungskennzahlen – erfüllt der Vertrieb mit dem aktuellen Aktivitätsmix die Unternehmensziele? Der nächste Abschnitt kann Ihnen helfen, Teams zu fokussieren.

Wie können Sie die Vertriebsproduktivität steigern?

Wenn Ihre Überprüfung der Vertriebsproduktivität abgeschlossen ist, ist es an der Zeit, Maßnahmen zu ergreifen. Mithilfe der vorgestellten Produktivitätsmatrix können Sie jede Tätigkeit anhand ihrer Wirkung und Dringlichkeit einordnen, um zu sehen, welche Maßnahmen ergriffen werden sollten. Ziel ist es, dass sich die Vertriebsmitarbeiter auf Tätigkeiten konzentrieren, die zu Geschäftsabschlüssen führen.

Priorisieren Sie hoch wirkungsvolle, dringliche Tätigkeiten

Problem:
Ihre Vertriebsmitarbeiter sollten umsatzsteigernde Aufgaben mit Kundenkontakt priorisieren, können dies aber aufgrund anderer Tätigkeiten nicht.

Lösung:
Nutzen Sie die Sales Operations Funktion, um administrative und technische Aufgaben zu erledigen. Investieren Sie in Sales Enablement, um die Effektivität der Mitarbeiter zu steigern und sicherzustellen, dass die richtigen Inhalte, Empfehlungen und Schulungen zur Verfügung stehen und leicht zu finden sind.

Delegieren Sie hoch wirkungsvolle, weniger dringliche Tätigkeiten

Problem:
Die Vertriebsmitarbeiter führen Tätigkeiten mit Kundenkontakt aus, die nicht in den Zuständigkeitsbereich des Vertriebs fallen, obwohl Kundenbetreuung, Service, Marketing und andere Abteilungen dies besser können.

Lösung:
Fördern Sie eine enge Abstimmung zwischen dem Vertrieb und unterstützenden Teams. Dank Templates und Technologien können andere Teams die Kundenbetreuung übernehmen, sodass sich der Vertrieb auf das konzentrieren kann, was er am besten kann – den Verkauf.

Automatisieren Sie weniger wirkungsvolle, dringliche Aktivitäten

Problem:
Wiederkehrende Aufgaben helfen beim Abschluss von Geschäften, doch ihre Häufigkeit beansprucht zu viel Zeit der Vertriebsmitarbeiter.

Lösung:
Binden Sie Vertriebstools ein, um doppelte Aktionen zu reduzieren (z. B. CRM-Updates). Automatisieren Sie Aktivitäten in der Frühphase (Kundensuche) und Aufgaben in der Endphase (Angebotserstellung). Nutzen Sie das Sales Enablement, um die Ansprache potenzieller Kunden in großem Umfang zu personalisieren und zeitraubende Aufgaben wie die Suche nach dem richtigen Content zu eliminieren.

Evaluieren Sie weniger wirkungsvolle, weniger dringliche Tätigkeiten

Problem:
Prozesse und Abläufe, die einst hilfreich waren, sind überholt oder automatisiert worden. Ihre Aufrechterhaltung nimmt wertvolle Zeit in Anspruch.

Lösung:
Überlegen Sie, ob Standardverfahren, wie wöchentliche All-Hands-Meetings, noch einen kulturellen Wert besitzen. Optimieren Sie, was funktioniert; streichen Sie, was nicht funktioniert.

Welche Tools steigern die Vertriebsproduktivität am meisten?

Vielleicht ist Ihnen ein roter Faden durch die oben aufgeführten Lösungen aufgefallen: Technologien. Die richtigen Tools können die Produktivität Ihres Vertriebsteams steigern, indem sie die Abstimmung verbessern, manuelle Aufgaben beseitigen oder automatisieren und den optimierten Workflow bieten, den der moderne Vertrieb benötigt.

Es gibt fünf wesentliche Tools für einen effektiven Sales-Technologie-Stack:

  • Customer Relationship Management (CRM)
  • Business Intelligence und Business Analytics
  • Sales Enablement
  • Sales Engagement
  • Sales Readiness

Stellen Sie sicher, dass neue Tools in Ihr CRM integriert werden können, wenn Sie in neue Vertriebstechnologie investieren. Da dies der Dreh- und Angelpunkt für die meisten Vertriebsmitarbeiter ist, tragen robuste Integrationen wesentlich dazu bei, zusätzliche Schritte im Arbeitsablauf eines Vertriebsmitarbeiters zu vermeiden.

Mehr dazu erfahren Sie in unserem Leitfaden zu den besten Vertriebstools zur Steigerung der Produktivität.

7 Strategien zur Steigerung der Vertriebsproduktivität

Zusätzlich zu der oben ausgeführten Überprüfung finden Sie hier sieben bewährte Ansätze, mit denen Sie die Vertriebsproduktivität kontinuierlich verbessern können, indem Sie die Effizienz und Effektivität Ihrer Vertriebsmitarbeiter mithilfe wichtiger Vertriebsprogramme steigern.

Verstehen Sie den Sales Funnel

Wie stabil ist Ihre Sales-Pipeline? Nur Daten können eine Antwort auf diese Frage liefern – insbesondere die Konversionsrate entlang des Sales Funnels. Im Sales Enablement Analytics Report 2021 heißt es: „Von den wichtigen Indikatoren verzeichnete die Konversionsrate mit 57 % den größten Zuwachs bei der Tracking-Häufigkeit, ein Plus von 17 Prozentpunkten gegenüber dem Vorjahr.“ Weshalb? Da dieser spezielle Datenpunkt helfen kann, Probleme innerhalb Ihres Sales Funnels zu ermitteln, die Ihre Enablement-Funktion beheben kann.

Nutzen Sie diese Daten, um Möglichkeiten zur Verbesserung der Vertriebseffektivität zu ermitteln, wie die Überarbeitung eines Verkaufsszenarios oder die Aktualisierung Ihrer Value Proposition – und starten Sie dann Schulungen, um Probleme zu beheben. Wenn die Konversionsraten steigen, wissen Sie sofort, dass sich Ihre Bemühungen auf die Effektivität ausgewirkt haben; wenn nicht, optimieren Sie weiter, bis dies der Fall ist.

Etablieren Sie neue Vorgehensweisen durch Vertriebsschulungen

Trial & Error ist kein effektiver Weg, um die Produktivität zu steigern. Doch wenn qualitativ gute Schulungen fehlen, ist es genau das, wozu Mitarbeiter gezwungen sind. Wenn die Steigerung der Produktivität für Ihr Unternehmen Priorität hat, ist es daher unerlässlich, dass Sie nicht nur in den Aufbau von Vertriebsschulungen investieren – sondern auch in deren Durchführung.

Denken Sie über die spezifischen Handlungen nach, die Ihre Vertriebsmitarbeiter durchführen sollen, und stellen Sie dann sicher, dass Sie den Mitarbeitern den Kontext, die Übung und die Hilfe bieten, die sie benötigen, um diese Handlungen im Vertriebsprozess effektiv umzusetzen. Vergessen Sie nicht, neben der Schulung Ihrer Vertriebsmitarbeiter auch die Vertriebsleiter darin zu schulen, wie sie diese Vorgehensweisen coachen und fördern können. So stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter genau wissen, welche Maßnahmen sie wann ergreifen müssen, um ihre Zeit optimal zu nutzen und die Wirkung ihrer Bemühungen zu maximieren.

Definieren und messen Sie die Beherrschung von Kernkompetenzen

Genauso wichtig ist es, den Fortschritt Ihrer Mitarbeiter in diesen Vorgehensweisen zu messen. Gemäß dem Sales Enablement Analytics Report 2021 „sehen Unternehmen, die die Kompetenzsteigerung messen, eine durchschnittliche Quotenerzielung der Vertriebsmitarbeiter, die 6 Prozentpunkte höher ist als diejenigen, die die Kompetenzsteigerung nicht messen.“ Aus diesen Daten können wir ableiten, dass die Nachverfolgung, ob sich Kernkompetenzen etablieren oder nicht, auf ein größeres Engagement zur Optimierung Ihrer Enablement-Bemühungen hinweist – wenn Sie die Ergebnisse messen, ist die Wahrscheinlichkeit guter Ergebnisse höher.

Nehmen Sie sich die Zeit, um festzulegen, was Sie mit Ihrer Schulung erreichen möchten. Dieser einfache Schritt schafft Verantwortlichkeit und stellt sicher, dass Ihre Bemühungen zur Produktivitätssteigerung auch tatsächlich umgesetzt werden.

Nutzen Sie die Daten Ihrer Sales Enablement-Plattform

Eine gute Sales Enablement-Plattform kann mehr als nur Ihre Vertriebsressourcen verwalten – sie sollte Ihnen auch wichtige Daten zu den Arbeitsabläufen der Vertriebsmitarbeiter und zu potenziellen Verbesserungsbereichen liefern. Wenn Sie z. B. vor Kurzem ein wichtiges Verkaufsszenario erstellt haben, aber die Anzahl der Aufrufe gering ist, können Sie davon ausgehen, dass die Mitarbeiter diese Ressource nicht voll ausnutzen.

Wenn Sie die Daten der Enablement-Plattform nutzen, um versteckte Chancen wie diese zu ermitteln, können Sie die tägliche Erfahrung Ihrer Mitarbeiter weiter optimieren und sicherstellen, dass ihre Effektivität durch Ihre Bemühungen verbessert und nicht beeinträchtigt wird.

Nehmen Sie sich Zeit zur Optimierung

Wenn Ihre Vertriebsstrategie gut funktioniert, ist die Verlockung groß, sich gegen Veränderungen zu wehren. Denn würde das nicht die bereits laufenden Prozesse stören? Das ist immer möglich – doch sicher ist, dass Probleme, die nicht angegangen werden, am Ende Geld kosten werden.

Optimierungen müssen nicht stören, wenn Sie gut geplant sind. Nehmen Sie sich Zeit für die wichtigen Aspekte Ihrer Vertriebsstrategie: sei es, dass Sie Technologien auf ein besseres Angebot aufrüsten, Ihre Schulungskurse überarbeiten oder einen neuen Vertriebsprozess einführen. Solange Sie anstehende Änderungen effektiv kommunizieren, werden Ihre Vertriebsmitarbeiter nur bemerken, wie viel produktiver sie nach der Einführung sind.

Steigern Sie die Pipeline durch Value Selling

Was passiert, wenn Ihre Mitarbeiter mit höchster Effizienz arbeiten, doch trotzdem die Quote nicht erfüllen? Dann ist es an der Zeit, die Effektivität Ihrer Produktkommunikation und Value Proposition zu evaluieren.

Moderner Vertrieb bedeutet, dass Sie Ihrem Kunden kein Produkt verkaufen, sondern einen Business Value. Durch das Verkaufen von Werten anstelle von Funktionen können Sie die Dringlichkeit erhöhen, da dies den Kauf Ihres Produkts mit den wichtigsten Initiativen Ihrer Kunden verbindet. Wenn diese Initiativen wirklich eine Transformation für das Geschäft Ihres Käufers darstellen, und wenn Ihre Mitarbeiter die Verbindung zwischen dieser Transformation und Ihrem Produkt herstellen, dann werden die Käufer keine andere Wahl haben, als das Geschäft abzuschließen.

Machen Sie Produktivität kinderleicht

Und vor allem: Machen Sie das Erreichen von Spitzenproduktivität zu einem Kinderspiel. Von Ihren Tools über Ihre Vertriebsstrategie bis hin zu Ihren Vertriebsprozessen – alle Elemente Ihrer Vertriebsorganisation sollten Effizienz und Effektivität fördern.

Oft versäumen es Unternehmen, ihre Vertriebsorganisation weiterzuentwickeln, wenn sie sich vergrößern. Es kann schwer sein, sich auf Veränderungen einzulassen – vor allem, wenn es große Veränderungen in Ihrer Arbeitsweise bedeutet. Doch ohne die Bereitschaft, sich ständig neu zu erfinden, werden Sie irgendwann feststellen, dass Ihre Mitarbeiter mit veralteten Tools, schwerfälligen Prozessen und ineffektiven Vertriebsstrategien arbeiten. Um agil zu bleiben, sollten Sie sich immer wieder fragen: Ist das einfach genug? Wenn nicht, ist es an der Zeit, einen neuen Ansatz zu finden.

Fördern Sie Hyperproduktivität

Höchste Produktivität ist zum Greifen nah. Mit einem datengesteuerten Ansatz zur Messung der Vertriebsproduktivität können Sie den Erfolg Ihres gesamten Vertriebsteams sichern.

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